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工程建設施工企業遠程審核的前期策劃

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遠程審核是指應用信息和通信技術(ICT),在受審核活動的實際場所以外任何地點實施的審核。做好工程建設施工企業遠程審核的前期策劃,對于信息化程度高且工作配合好的受審核方,遠程審核完全可以達到現場審核相一致的效果。但遠程審核畢竟是一個新生事物,在實施過程中可能會不斷遇到新的問題,這就需要我們不斷地識別關鍵技術問題,不斷持續改進遠程審核的手段及方法。本文以工程建設施工企業遠程審核為例,對其遠程審核前期需策劃的內容及方法進行了探討,通過周密的前期策劃,確保了遠程審核的質量及有效性。

 

[關鍵詞]:工程建設施工企業;在建項目;遠程審核;前期策劃

 

遠程審核策劃的重點

 

策劃是控制遠程審核效果及質量風險有效方法之一。遠程審核受審核方的配合非常重要,所以遠程審核要事先溝通,策劃所花的時間要比去現場審核多得多。因此,做好遠程審核前期策劃,對確保審核證據的符合性、遠程審核的有效性,尤其重要。

在遠程審核實施實施前,認證審核人員可通過模擬測試等方式確定遠程審核所需的基礎設施、運行環境等條件均已具備,與受審核方共同識別因敏感信息或保密場所審核受限可能造成的審核風險,以及可能導致遠程審核中斷的基礎設施與運行環境問題,并制定相應預案。為此,工程建設施工企業遠程審核,應做好以下前期策劃工作。

 

1.遠程審核資源要求的策劃

 

遠程管理體系審核是指管理體系審核人員借助現代化的可視化技術和通訊技術對受審核方在異地實施的一種遠程管理體系的審核方法。隨著信息技術和可視化技術的日益發展和完善,這種遠程管理體系審核也正在認證行業得到不斷的推廣和應用。遠程審核的效果跟信息通信技術直接相關,做好遠程審核資源策劃,以增強遠程審核的有效性和一致性。為此,審核組及受審核方需具備現代化的可視化技術和通訊技術的條件,具備相應的人員。

 

遠程審核之前,審核組長應提前溝通受審核方是否具備現代化的可視化技術和通訊技術的條件,由受審核方相應的專業技術人員事先搭建好遠程審核平臺,確保此平臺溝通渠道暢通,信息數據、資料文件傳遞可靠。同時,利用綜合應用現有的各項信息技術進行資料的傳閱、驗證 。

 

遠程審核需要針對活動過程中的實際發生環節審核,在應用ICT技術進行遠程審核時,相對于實地的現場審核,難度相對較大。審核組為確保審核的精準、真實、可靠,最大程度地還原現場,控制風險。

 

2.遠程審核組人員的策劃

審核員是實施遠程審核的關鍵人員。審核員同樣應意識到應用信息與通信技術的風險和機遇,以及應用這些技術對信息收集有效性和客觀性的影響。參加遠程審核的審核組成員,需掌握應用信息和通信技術(ICT)實施遠程審核的基本技能,熟練應用騰訊會議、微信、QQ等工具。

 

3.遠程審核受審核方人員的策劃

在遠程審核之前,需受審核方填寫《“新型冠狀病毒感染的肺炎”疫情防控期間認證客戶信息確認表》和《認證機構應用信息和通信技術(ICT)實施遠程審核認證客戶信息確認表》等,確保實施遠程時認證客戶信息的準確性。

 

4.遠程審核首末次會議的策劃

遠程審核的實施,可根據事先策劃好的遠程審核計劃安排,應用現有的ICT技術,在視頻中完成首末次會議及簽到確認,審核過程中各事項的溝通、確認以及查閱、驗證活動等。

 

5.遠程審核在建項目基本情況的策劃

事實上,由于不能到現場,不能當面交流,遠程審核會在一定程度上增加對現場活動進行完整觀察的難度,增加與受審核方溝通的工作量。為此,需要做好遠程審核在建項目基本情況的策劃,在實施遠程審核之前,對在建施工項目的基本情況進行調研,給受審核方發放《XXXXXX在建施工項目基本情況遠程審核調查一覽表》,對在建施工項目的主要工程資料進行收集,避免因在建施工項目不符合要求導致遠程審核無法實施的發生。

 

通過對以上在建工程施工項目基本情況遠程審核的前期策劃,確保了該在建工程施工項目遠程審核證據的符合性和遠程審核的有效性。

 

XXXXXX在建施工項目基本情況遠程審核調查一覽表

 

1

項目名稱

XX2021XXXXXX片區高標準農田建設項目

備注

2

工程地點

XXXXXXXX

 

3

建設單位

XX縣人民政府XX街道辦事處

 

4

監理單位

XX高科工程咨詢監理有限公司

 

5

設計單位

XXXX科技有限公司

 

6

施工單位

XXXX建設工程有限公司

 

7

合同名稱

XX2021XXXXXX片區高標準農田建設項目工程施工合同

簽訂日期

2021.12.01

 

8

中標通知書

 

9

開工報告

 

10

工程內容

該水利工程為高標準農田建設項目,主要包括農田水利溝渠、田間道路施工等。

 

11

承包范圍

本標段施工范圍(具體詳見施工圖)。

 

12

承包方式

總承包

 

13

計劃開工日期

2021 12 15

 

14

計劃竣工日期

2022 04 15

 

15

施工組織設計

 

16

施工進度

30%

 

17

施工情況

該水利工程為高標準農田建設項目,主要施工項目為新建200m³水池4座,輸水管道共長7.591km;溝渠9條,尺寸為40cm×40cm,長4612m;田間道路共規劃9條,長度共6581m。已完成田間道路平整路面3405m,輸水管道已完成2046m,新建水池1座的施工。目前,正在進行剩余輸水管道、溝渠、田間道路以及第二座新建水池的施工。相關負責人介紹,因疫情防控原因,影響了施工進度。

 

18

項目部人員組成及資格證書

略(因含個人隱私)

 

19

主要施工設備情況

挖機機、罐車、水車、壓路機、雙橋車及單橋車、攪拌機、柴油發電機、汽油發電機、電焊機、空壓機、鋼筋彎曲機、切割機、振搗器、全站儀、水平儀、鋼卷尺、滾碼器、木模等。

含監視測量設備管控。

20

施工過程控制資料

 

21

其它

 

 

 

6.遠程審核案卷的策劃

遠程審核的案卷內容不同于現場審核,需對工程建設施工企業的基礎設施、工作環境、組織知識、在建施工項目現場施工照片及視頻等,收集其相關的電子掃描記錄、照片、影音錄像等,構成遠程審核案卷的必不可少的內容,待疫情結束后,可作為現場審核復核的依據。

 

遠程審核效果分析及改進建議

 

1.效果分析

開展工程建設施工企業的遠程審核需對其效果進行分析,有利于持續改進遠程審核的充分性、適宜性與有效性。通過2021年對20余家工程建設施工企業的遠程審核,可得出以下效果分析結論:

 

實施遠程審核有利方面:一是減少了現場審核不必要的人際交流和移動,能夠增強有效審核時間;二是遠程審核對審核體系文件和記錄的策劃及調閱的要求高,有利于提高審核員工作質量;三是遠程審核要求提供施工過程管控視頻,有助于審核員更詳細了解關鍵施工過程的細節,能夠發現容易忽視的問題;遠程審核活動有跡可循,具有較強的可追溯性,方便認證機構的監督。

 

實施遠程審核不利方面:一是文件和視頻在傳遞過程以及后期處理存在泄密風險;二是遠程審核的資料查閱耗時長,效率低;三是受手機視頻范圍限制,現場審核容易觀察到的問題,遠程審核對存在的問題不易發現;四是對施工人員能力的考核方式受到限制,面對面溝通觀察無法實現。

 

遠程審核結束后,審核組需對本次遠程審核的有效性進行綜合評價與分析,并將評價結論體現在審核報告之中,以便評卷老師審核與評定。

 

2.改進建議

通過對工程建設施工企業遠程審核的前期策劃研究,提出以下改進建議:

 

一是當受審核方對其電子版文件和記錄、照片、影音錄像及遠程在建施工項目現場有保密要求時,應提前告知審核組。涉及保密及隱私的文件應對文件加密后再發送,選擇有安全保障的資料網盤及視頻會議資源。

 

二是在整理遠程審核不符合項時,應進行充分的準備和策劃。與受審核方溝通不符合溝通確認資料提供的方式及視頻會議平臺,商定好審核時每一環節使用的信息通信技術,并明確遠程審核期間需要留證保存的電子版文件、電子掃描記錄、照片、影音錄像等資料。

 

三是受審核方應該安排專人負責拍攝視頻,當受審核方實際情況不適合進行實時視頻時,如網絡問題,應根據與審核員事先商定的錄制要求進行現場視頻預錄制。

 

綜上所述,遠程管理體系審核不僅具有重要的現實意義,而且作為一種伴隨著數字化技術快速發展而產生的審核技術方法,一定會得到認證行業的普遍認同和應用。遠程審核同樣適合于PDCA循環過程控制。工程建設施工企業遠程審核結束后,審核組應及時進行總結遠程審核過程中存在的問題,如:首末次視頻會議因通訊信號質量不佳導致的會議時間過長、受審核方有關人員因某些客觀原因不能按期參加、提供的電子掃描記錄、照片、影音錄像等資料不符合要求、遠程審核員能力不足等等。剖析產生問題的原因,作為下次遠程審核持續改進的輸入問題。

 

結語

認證機構實踐運用遠程審核方法,極大緩解了管理體系現場審核工作的壓力,維持了認證證書的有效性。認證機構和遠程審核項目組應發揮優勢,正視不足,采取有效措施來減少遠程審核的風險,確保遠程審核達到預期目標。這一創新型遠程審核方法必將會在認證審核過程中發揮著越來越重要的作用,從而促進認證行業健康而可持續地向前發展。因此,正確把握遠程審核要求和其他要求確定的內容及方法,對于認證機構不斷開拓市場、提升產品和服務質量、提高認證機構的經濟效益具有重要的意義。

 

本文刊登于2023年1月《中國認證認可》雜志上


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