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淺談通過優化記錄減少體系兩層皮

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第三方審核查記錄、內審查記錄、日常檢查看記錄……,管理體系運行結果和評價依據已經很大程度上取決于記錄的檢查結果,因此很多建立管理體系的組織為了能滿足各種檢查的需要而去整理各種記錄,導致管理體系做成兩層皮,第三方審核前出現突擊補記錄的現象。當然出現這種現狀的原因很多,比如:1)咨詢師、審核員對標準理解死板;2)組織在建立體系時未能將標準轉換成符合自身特點的文件;3)領導對體系不重視,內部缺乏有效的監督機制;4)整個國家企業現狀,很多企業屬于粗放式管理,接受不了管理體系這種精細管理的模式等。上述原因在現階段很難能夠一下子、完整的解決,本人通過幾年的管理體系工作經歷,在此提出一個能減少體系兩層皮的想法:重新設計、優化記錄。希望對各認證組織能有一點幫助,可以從以下幾點出發: 

  一:對標準再去學習,梳理標準中明確要求的記錄

  ISO系列標準總結了世界發達國家、優秀組織、資深專家等不同層次的管理精髓,因此一定有可取之處,但管理體系標準適用于各行各業、各種類型的組織,因此在描述時不可能針對某一個行業或某一個活動進行具體的描述,僅是提出了某方面的通用要求,一個組織在進行標準轉換時應首先梳理出這個標準有哪些明確的記錄要求,對于未明確要求的應根據組織實際情況適當補充,例如ISO9001《質量管理體系——要求》標準僅明確提出了21類記錄,這些記錄組織在建立質量管理體系時應首先梳理出來,其他記錄可結合實際增加,而不是所有過程都必須有對應的記錄來體現,認證組織、咨詢師、審核員都應加強對標準的再深入理解。

  二:對現有記錄進行優化,重新設計,能制式的盡量制式,能合并的盡量合并

  標準中所要求的“應形成或保留。。。的記錄”,但到底是什么形式的記錄,標準不會也不能給出,這要靠組織結合實際情況進行確定,比如ISO9001標準6.2.2e)條款中要求“保持教育、培訓、技能和經驗的適當記錄”,很多組織在做培訓時為了滿足內、外審的要求就很死板的針對每次培訓都整理了1)培訓通知;2)培訓大綱;3)培訓簽到;4)培訓試卷;5)培訓成績單;6)培訓記錄表;7)培訓效果評價表;8)培訓總結等。這種做法固然規范,但如果所有培訓都整理這些材料,就會讓培訓組織部門厭倦了這項活動,組織應根據不同的培訓對象、培訓內容、培訓方式而去保留適當記錄,比如組織了一次領導層的培訓,一個聲像資料即可;組織了一次外出取證培訓,獲取的證書就是培訓記錄;……;再如:針對ISO9001標準的7.2條款,組織為了體現招標文件、投標書、合同等階段的評審,設計了不同階段的評審記錄,并且每個項目均填寫了評審記錄,但實際運作中這些記錄都未真正在填寫,那原因是什么呢?大家對記錄的形式理解有時片面了,如果這是一個生產企業,每天都有幾十份訂單,每個訂單都去填寫一份評審記錄,試想企業能不煩嗎?應該對不同類型的項目規定不同的評審方式,一般項目合同中主管領導或業務人員的簽字就是評審,重大項目可以通過會簽或者會議等形式組織,形成會議記錄或者評審記錄,也就是說標準ISO9001標準7.2.2條款提出的“評審結果及評審所引起的措施的記錄應予保持”沒有要求必須是“合同評審表”,我們可以是簽字、可以是會議記錄、可以是評審表等任何形式。

  一個體系的建立、實施不是說記錄越多越全越好,組織應根據標準的要求、結合企業自身狀況設計記錄,對現有的所有記錄進行討論、評審、修改、優化,能在一個記錄上體現的不做兩個表格,能制式的盡量制式(比如設備保養記錄、產品檢驗記錄等),記錄的設計是管理部門的職責,大部

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